Přepínání mezi e-mailovým klientem a systémem pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) je jedním z největších narušení produktivity v obchodních týmech. Hledání kontaktu, zakládání obchodního případu nebo jen kontrola poslední komunikace s klientem často znamená opustit rozepsaný e-mail a ztratit kontinuitu. Bohemia CRM, postavené na moderní platformě Microsoft Model-Driven Power Apps, tento problém řeší tím, že přináší plnohodnotné CRM funkce přímo do známého prostředí Microsoft Outlook.
Co znamená CRM postavené na Microsoft Power Apps?
Bohemia CRM není jen další "krabicový software" nebo externí cloudová služba s omezeným konektorem. Jedná se o robustní řešení vybudované přímo na platformě Microsoft Power Platform, konkrétně jako Model-Driven Power App.
To má několik zásadních výhod:
-
Nativní integrace: Systém sdílí stejné technologické jádro jako Microsoft 365 (dříve Office 365). Není třeba složitě propojovat dvě oddělené databáze; vše běží nad zabezpečenou a škálovatelnou databází Microsoft Dataverse.
-
Jednotné prostředí: Uživatelé pracují v rozhraní, které důvěrně znají z aplikací jako Outlook, Teams nebo Excel. To dramaticky snižuje čas potřebný na školení a zvyšuje míru přijetí systému (adopci) uživateli.
-
Bezpečnost a přihlašování: Využívá se jednotné přihlášení (Single Sign-On) přes účty Microsoft 365. Data jsou zabezpečena podle nejvyšších standardů společnosti Microsoft.
Práce s Bohemia CRM přímo v aplikaci Outlook
Integrace Bohemia CRM do Outlooku není pouhým doplňkem pro synchronizaci kontaktů. Jde o plnohodnotný postranní panel, který umožňuje uživatelům provádět většinu klíčových CRM operací bez opuštění doručené pošty.
1. Kontextové informace okamžitě k dispozici
Představte si, že vám dorazí e-mail od potenciálního zákazníka. Kliknutím na e-mail a otevřením panelu Bohemia CRM (obvykle ikonou Dynamics 365 / Power Apps) okamžitě vidíte:
-
Kdo vám píše: Záznam "Kontaktní osoby" (Kontakt) spojený s touto e-mailovou adresou.
-
Ke které společnosti patří: Propojený záznam "Firmy" (Obchodní vztah).
-
Historie komunikace: Všechny související "Aktivity" (předešlé e-maily, telefonáty, evidované schůzky).
-
Obchodní kontext: Otevřené "Příležitosti" (Obchodní případy) nebo aktivní "Servisní případy" (Tickety) spojené s tímto kontaktem nebo firmou.
Nemusíte nic hledat. Všechny klíčové informace pro kvalifikovanou odpověď máte přímo před sebou.
2. Sledování e-mailů a schůzek (Tracking)
Toto je základní kámen efektivity. Funkce "Sledovat" (Track) v Outlooku umožňuje propojit konkrétní e-mail nebo položku kalendáře s relevantním záznamem v CRM.
-
Sledování e-mailu: Příchozí nebo odchozí e-mail propojíte například s konkrétní "Příležitostí". E-mail se automaticky uloží do historie aktivit této příležitosti. Celý tým tak vidí, jaká komunikace proběhla, i když nebyl v kopii.
-
Sledování schůzky: Když plánujete schůzku v kalendáři Outlooku, můžete ji rovnou propojit (nastavit "Týká se") s "Firmou" nebo "Kontaktem". Schůzka se automaticky synchronizuje do CRM jako "Aktivita" typu schůzka.
3. Tvorba nových CRM záznamů z e-mailu
Přišel dotaz od zcela nového zájemce? Není třeba přecházet do webového rozhraní CRM. Přímo z panelu Bohemia CRM v Outlooku můžete:
-
Vytvořit "Kontakt": Systém často sám navrhne jméno a e-mail z příchozí zprávy.
-
Vytvořit "Firmu": Založíte nový obchodní vztah.
-
Vytvořit "Příležitost": Okamžitě založíte nový obchodní případ a propojíte jej s novým kontaktem.
Tímto způsobem je zajištěno, že žádný potenciální obchod nezapadne a je od první chvíle řádně evidován.
Tipy pro maximální efektivitu
Pouhá existence integrace nestačí. Pro skutečné zrychlení práce je klíčové využívat pokročilejší funkce.
Tip 1: Využívejte "Pracovní procesy" (Business Process Flows)
Bohemia CRM Professional využívá "Pracovní procesy" k vizuálnímu vedení obchodníka fázemi obchodu (např. Kvalifikace -> Návrh -> Vyjednávání -> Uzavření). Tento procesní pruh je dostupný i v Outlooku.
Když pracujete s "Příležitostí" v postranním panelu, můžete nejen vidět, v jaké fázi se obchod nachází, ale také ji posunout do další fáze nebo vyplnit klíčové údaje potřebné pro danou fázi.
Tip 2: Kombinujte Outlook s Úkoly (Tasks)
Pokud si z e-mailu vytvoříte "Aktivitu" typu "Úkol" (např. "Zavolat zákazníkovi ohledně nabídky") a nastavíte si termín, tento úkol se může automaticky synchronizovat s vaším seznamem úkolů v Microsoft To Do nebo přímo v Outlook Tasks. Váš osobní time management a CRM systém se tak stávají jedním celkem.
Tip 3: Využijte šablony e-mailů
Při odpovídání na časté dotazy můžete přímo z Outlooku vkládat předpřipravené šablony e-mailů, které jsou uloženy v Bohemia CRM. Tím šetříte čas a zároveň zajišťujete konzistentní komunikaci napříč celou firmou.
Integrace jde dál než jen po Outlook
Díky tomu, že Bohemia CRM je postaveno na Power Platform, integrace přirozeně zasahuje i do dalších nástrojů Microsoft 365:
-
Microsoft Teams: Obchodní týmy mohou spolupracovat na konkrétních "Příležitostech" nebo "Firmách" přímo v kanálech Teams.
-
SharePoint: Veškeré dokumenty (nabídky, smlouvy, analýzy) nahrané k záznamu v CRM jsou ve skutečnosti bezpečně uloženy na SharePointu, který je propojen s daným záznamem.
-
Excel a Word: Tvorba nabídek ve Wordu na základě dat z CRM nebo analýza dat v Excelu (včetně funkce "Otevřít v aplikaci Excel Online" přímo z CRM) jsou standardem.
Spojení Bohemia CRM a Outlooku, postavené na základech Microsoft Power Apps, odstraňuje zbytečnou administrativu a umožňuje obchodníkům věnovat maximum času tomu podstatnému – komunikaci s klienty a uzavírání obchodů.